การใช้งาน Excel : การสร้างแผนภูมิในรายงานด้วยคำสั่ง REPT

สวัสดีครับท่านผู้อ่าน how to excel ทุกท่าน วันนี้ผมขอเสนอ Excel tips ด้านการสร้าง Bar chart สำหรับการแสดงผล เพื่อให้ท่านผู้อ่านเตรียมพร้อมสู่การบริหารจัดการการประเมินผลด้วย KPI ในการประเมินผล สิ่งที่สำคัญไม่น้อยกว่าการคำนวณและการประเมินก็คือ การแสดงผลลัพธ์การประเมิน ซึ่งการแสดงผลด้วยกราฟฟิคเป็นสิ่งสำคัญ การแสดงกราฟฟิคแบบง่ายๆสามารถทำได้โดยใช้สูตร REPT ซึ่งเป็นสูตรใน Excel โดย REPT มีรูปแบบการใช้งานดังนี้
=REPT(text,number_temes)
ฟังก์ชัน REPT เป็นสูตร Excel ที่ใช้สำหรับทำซ้ำข้อความ
เมื่อ text คือข้อความที่ต้องการทำซ้ำ
number_temes คือ จำนวนครั้งที่ต้องการทำซ้ำ
จากรูปแบบของสูตร Excel REPT เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้แสดงผลเป็นแบบกราฟฟิคได้ง่ายๆ ดังกรณีตัวอย่างในภาพที่ 1

ภาพที่ 1 ข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือน

จากภาพที่ 1 หากเราต้องการแสดงยอดขายในรูปของกราฟฟิคจะช่วยให้การนำเสนอน่าสนใจยิ่งขึ้น ซึ่งท่านผู้อ่านอาจจะบอกให้ไปใช้คำสั่งในการพล็อตกราฟของ Excel ซึ่งสามารถทำได้ง่ายเช่นกัน แต่หากเราใช้การแสดงกราฟฟิคแบบง่ายๆเพื่อให้เป็นการเปรียบเทียบในตารางข้อมูล เราจะใช้สูตร Excel การทำซ้ำข้อมูล (สูตร REPT) มาประยุกต์ได้ สมมุติว่าเราใช้เครื่องหมาย | เป็นตัวแทนของยอดขาย 1 ล้านบาท ดังนั้นในเดือนมกราคมจะแสดงยอดขายในรูปแบบกราฟฟิค เป็นเครื่องหมาย | จำนวน 15 แท่ง โดยเขียนสูตร Excel ได้ดังนี้

= REPT(“|”,B2)

เมื่อทำการ AutoFill จะได้การนำเสนอในรูปแบบกราฟฟิคได้ดังแสดงในภาพที่ 2

ภาพที่ 2 ผลการใช้คำสั่ง REPT สำหรับการแสดงผล

เราจะเห็นว่าการแสดงผลดังภาพที่ 2 เป็นการนำเสนอในรูปแบบกราฟฟิคที่สามารถทำได้ง่ายมากๆ หากต้องการความละเอียดในการแสดงผลสามารถปรับสเกลของจำนวนการทำซ้ำได้อีก เช่น หากยอดขายเดือนมิถุนายนมีค่าเท่ากับ 7.5 ล้านบาท เราอาจต้องปรับสเกลการแสดงผลเป็น 0.5 ล้านบาทต่อการทำซ้ำหนึ่งครั้ง ดังนั้นจะต้องปรับสูตร Excel เป็น

=REPT(“|”,B2/0.5)

แสดงผลได้ดังภาพที่ 3

ภาพที่ 3 การแสดงผลหลังปรับสเกล

หวังว่าท่านผู้อ่านจะนำไปประยุกต์ใช้ในรายงานการนำเสนอด้วย Excel หรือการสร้างแผนภูมิฮิสโตแกรมได้ครับ ส่วนผมเองจะนำไปประยุกต์ใช้ในการนำเสนอผลการประเมินด้วย KPI ดังจะนำเสนอในบทความต่อๆไปครับ ราตรีสวัสดิ์ครับ