ประเมินผล KPI ด้วย Excel (1)

บทความนี้เป็นการนำเสนอวิธีการประเมินผลงานของพนักงานด้วย ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ KPIs จุดมุ่งหมายในการนำเสนอก็เพื่อเป็นพื้นฐานให้กับท่านผู้อ่านที่กำลังจะถูกมอบหมายจากผู้บริหารในการประเมินผลงานของลูกน้องหรือทั้งองค์กร ทุกท่านคงรู้จัก Balance Score Card กันมาบ้างแล้วนะครับ ซึ่งเป็นวิธีการบริหารงานที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน การวัดประสิทธิภาพขององค์กรหรือหน่วยงานภายในจะต้องวัดกันให้ครบทุกด้าน เช่น ด้านการเงิน ด้านลูกค้า ด้านกระบวนการภายใน ด้านการเรียนรู้และการเจริญเติบโต เป็นต้น ทีนี้ในแต่ละด้านก็จะมีตัวชี้วัดที่สำคัญไว้บ่งชี้ประสิทธิภาพของหน่วยงานนั้นๆ เช่นด้านการเงิน อาจจะใช้ตัวชี้วัดเป็น ผลกำไรต่อปีของบริษัท เป็นต้น ขั้นตอนการกำหนดตัวชี้วัดเหล่านี้จะต้องถูกทำอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งท่านสามารถศึกษาได้ในตำราด้าน Balance Score Card หรือ KPIs ครับ ซึ่งหลังจากได้กำหนดตัวชี้วัดได้แล้ว ผู้ออกแบบตัวชี้วัด ต้องกำหนดเป้าของตัวชี้วัด ในบทความนี้ขอยกตัวอย่างเป้าหมายง่ายๆเพื่อให้เห็นแนวคิดการประเมินผล KPIs สมมุติว่าตำแหน่งงานของผมมี KPIs ทั้งหมด 3 ตัว โดย KPIs แต่ละตัวมีเป้าดังแสดงในตารางที่ 1

ตารางที่ 1 KPIs และเป้าหมายที่กำหนด

ชื่อตัวชี้วัด	เป้าหมาย
A	ต้องมากกว่า 80
B	ต้องมากกว่า 90
C	ต้องมากกว่า 100

ในการประเมินผลงานโดยส่วนใหญ่มักจะคำนวณประสิทธิภาพออกมาเป็นเปอร์เซนต์ และ KPIs แต่ละตัวมีความสำคัญไม่เท่ากัน ดังนั้นจึงต้องมีการกระจายน้ำหนักคะแนนสำหรับประเมินผลงาน(ขั้นตอนการกระจายน้ำหนักต้องอยู่ในการประชุม KPIs เพื่อร่วมกันพิจารณา) ดังแสดงในตารางที่ 2

ตารางที่ 2 KPI เป้าหมายที่กำหนดและน้ำหนักคะแนน

ชื่อตัวชี้วัด	เป้าหมาย	น้ำหนักคะแนน
A	ต้องมากกว่า 80	0.5
B	ต้องมากกว่า 90	0.3
C	ต้องมากกว่า 100	0.2

ข้อสังเกต เนื่องจากเราต้องการประเมินผลงานในรูปแบบเปอร์เซนต์ ดังนั้นผลรวมของน้ำหนักคะแนนจึงต้องเท่ากับ 1

ทีนี้มาดูกันครับ สมมุติว่ามีการประเมินผลงานทุกๆ 1 เดือน ดังนั้นหลังสิ้นเดือนเราจะมีข้อมูลผลการชี้วัด(ผลการปฏิบัติงานของเรานั่นแหล่ะครับ) ดังแสดงในตารางที่ 3

ตารางที่ 3 ผลการชี้วัด KPIs ประจำเดือน……

ชื่อตัวชี้วัด	น้ำหนักคะแนน	เป้าหมาย	ผลการชี้วัด
A	0.5	ต้องมากกว่า 80	60
B	0.3	ต้องมากกว่า 90	50
C	0.2	ต้องมากกว่า 100	100

การประเมินผลจะเริ่มจาก การคำนวณประสิทธิภาพของเราในแต่ละตัวชี้วัด ซึ่งต่อไปเราจะเรียกว่า ประสิทธิภาพสัมพัทธ์ (Relative Peformance) ซึ่งสามารถคำนวณได้จากสูตร Relative Peformance = ผลการชี้วัด / เป้าหมาย

และสามารถคำนวณประสิทธิภาพสัมบูรณ์ (Absolute Performance) ของตัวชี้วัดได้จากสูตร Absolute Performance = น้ำหนักคะแนนของตัวชี้วัด*Relative Peformance

จากลักษณะวิธีการประเมินผลและการบันทึกข้อมูลเราสามารถใช้ Excel ในการบริหารจัดการและช่วยคำนวณได้ โดยเฉพาะในทางปฏิบัติองค์กรเราคงไม่มีตัวชี้วัดเพียงแค่ 3 ตัวนี้ ที่สำคัญการทำรายงานสรุปผล KPIs ของทั้งองค์กรให้ผู้บริหารทราบ ซึ่งในปัจจุบันแม้จะมีซอฟท์แวร์จัดการ KPIs ออกมาช่วยในจุดนี้ แต่หากเราประยุกต์ใช้ฟังก์ชันใน excel เช่น VLOOKUP INDEX and MATCH หรือใช้ vba มาช่วยในการจัดการหรือลดการทำซ้ำ ก็จะสามารถลดค่าใช้จ่ายในจุดนี้ได้ และยังเป็นการใช้งาน excel ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในบทความต่อๆไปของผมจะนำเสนอการใช้ประยุกต์ใช้ฟังก์ชันใน excel และ ใช้ vba มาช่วยในการจัดการ ตั้งแต่การบันทึกหัวข้อ KPIs การค้นหาเพื่อแก้ไข การประเมินผล การทำรายงานสรุปผล เดี๋ยวมาดูกันในบทความต่อๆไปครับ
ระบบ KPI ตอน การกระจาย KPI ตามโครงสร้างองค์กร

ระบบ KPI ตอน กระจายน้ำหนัก KPI ตามระดับพนักงาน

ระบบ KPI ตอน ฐานข้อมูลพนักงานใน Excel

ระบบ KPI ตอน การประเมินผล KPI ของพนักงาน (1)