การใช้ excel : การสร้างแบบสอบถาม (1)

การใช้ excel สร้างแบบสอบถาม เป็นหนึ่งในขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูลงานวิจัยซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวิจัย ในกระบวนการวิจัยจะเริ่มจากปัญหาวิจัยที่ต้องการค้นหาคำตอบ วิธีการวิจัยที่ใช้ในการตอบปัญหาวิจัย ในบางกรณีข้อมูลที่ใช้อธิบายอาจเป็นข้อมูลเชิงปริมาณหรือข้อมูลเชิงคุณภาพ หรือในงานวิจัยบางงานอาจใช้ข้อมูลทั้งสองประเภทร่วมกันอธิบาย ในงานวิจัยที่เก็บรวบรวมข้อมูลที่มากๆและจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวด้วยวิธีการทางสถิติที่ซับซ้อน ดังนั้นจึงมักนิยมใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย ซึ่งมีความรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อย โดยโปรแกรมที่ได้รับความนิยมได้แก่ โปรแกรม SPSS (Statistical Package for Social Sciences) ขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูลงานด้วย SPSS จะประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้

1. สร้างเครื่องมือเก็บรวบรวมข้อมูล(แบบสอบถาม)
2. ตรวจสอบคุณภาพของเครื่องมือ
3. เก็บรวบรวมข้อมูล
4. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูล
5. สร้างตัวแปรและกำหนดค่าตัวแปร
6. ลงรหัสในโปรแกรม
7. วิเคราะห์ข้อมูล
8. แปลผลการวิเคราะห์

จากขั้นตอนดังกล่าวจะพบว่าขั้นตอนที่ 1 – 7 เราสามารถใช้ excel ช่วยเตรียมข้อมูลได้ โดยเรื่มจากการสร้างเครื่องมือหรือแบบสอบถาม และตรวจสอบคุณภาพของแบบสอบถาม โดยใช้เทคนิค vba excel จากนั้นในขั้นตอนเก็บรวมรวมข้อมูลการวิจัยและตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลเราสามารถเขียนโปรแกรมด้วย vba excel เพื่อตรวจสอบก่อนจะบันทึกข้อมูลลงในไฟล์ Excel สุดท้ายจะทำการสร้างตัวแปรและกำหนดค่าตัวแปรให้เหมาะสมกับ SPSS ก่อนเข้าไปวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติต่อไป

การสร้างเครื่องมือหรือแบบสอบถาม ด้วย Excel จะใช้ Control ต่างๆช่วยเพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้กรอกข้อมูล เช่น List Control , Radio Control กรณีที่ต้องเลือกข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง เช่น เพศ ของผู้กรอกแบบสอบถาม เป็นต้น การออกแบบ แบบสอบถาม ด้วย Control เหล่านี้ นอกจากจะอำนวนความสะดวกแล้วยังช่วยป้องกันความผิดพลาดและความสมบูรณ์ของข้อมูลในแบบสอบถามอีกด้วย นอกจากนี้การสร้างแบบสอบถาม ในรูปแบบไฟล์คอมพิวเตอร์ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำแบบสอบถามได้อีกด้วย ในขณะเดียวกันยังสามารถกระจายแบบสอบถามไปยังที่ต่างๆได้โดยง่ายและประหยัดค่าใช้จ่าย ทำให้ข้อมูลในการวิจัยมีความหลากหลาย ตัวอย่างเช่นการวิเคราะห์อิทธิพลระดับโปรโมชั่นของร้านสะดวกซื้อต่อยอดขาย ซึ่งมีสาขาต่างๆอยู่ทั่วประเทศ เป็นต้น ในบทความต่อๆไปเราจะยกตัวอย่างการสร้างแบบสอบถาม ความคิดเห็นที่มีต่อการจัดการศึกษาของโรงเรียน ตามขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูลงานวิจัยจนกระทั่งถึงขั้นตอนการส่งข้อมูลจากแบบสอบถามส่งไปวิเคราะห์ทางสถิติด้วยโปรแกรม SPSS

แนวคิด TPM ในสำนักงาน

TPM ในหน่วยงานที่ไม่ได้ทำการผลิต ซึ่งในบทความยี้จะเรียกว่า สำนักงาน โดยตรงมีบทบาทสำคัญในด้านการอำนวยความสะดวกให้กับฝ่ายผลิต เช่นการประสานงานต่างๆ การจัดเตรยมงานเอกสาร การจัดซื้อ หากสำนักงานกระทำด้วยความล่าช้าหรือไม่มีประสิทธิภาพจะส่งผลให้ฝ่ายผลิตซึ่งเป็นหน่วยงานหลักในการสร้างรายได้เข้าองค์กรไม่สามารถทำงานด้วยความราบรื่น การปรับปรุงกิจกรรม TPM ในสำนักงานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประสานงาน การบริหารต่างๆ เนื่องด้วยการปรับปรุงกิจกรรม TPM มีวัตถุประสงค์ดังนี้

กิจกรรม TPM เพื่อเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

การเพิ่มผลผลิตในสำนักงานคือการเพิ่มผลงานและการลดปัจจัยที่ใช้ในการทำงาน โดยการเพิ่มผลงานจะประกอบไปด้วยการพัฒนาศักยภาพการตัดสินใจ การปรับปรุงงาน การสร้างภาพลักษณ์ที่ดี ในขณะเดียวกันการลดปัจจัยที่ใช้ในการทำงาน คือการทำงานสามารถทำได้โดยการใช้ทรัพยากรต่างๆให้คุ้มค่า เช่น ลดจำนวนแรงงาน ทำงานให้ง่ายขึ้น ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน เป็นต้น

กิจกรรม TPM เพื่อลดความสูญเสียในสำนักงาน

ความสูญเสียประกอบไปด้วย ความสูญเสียจากการตัดสินใจ ความสูญเสียจากการประสานงาน และความสูญเสียจากการทำเอกสารและการประมวลผลข้อมูล

กิจกรรม TPM ในสำนักงานจะดำเนินการผ่าน 5 กิจกรรมหลักดังนี้

1. การปรับปรุงเฉพาะเรื่อง
2. การปรับปรุงงานของตนเอง
3. การศึกษาและฝึกอบรม
4. การจัดทำระบบการจัดสรรแรงงาน
5. การจัดทำระบบประเมินผลงาน

ตัวอย่าง KPI ของการดำเนินกิจกรรม TPM ในสำนักงาน

กิจกรรม TPM ด้านการลดปัจจัยที่ใช้ในการทำงาน

KPI	หน่วยวัด KPI	เป้าหมาย KPI
ค่าใช้จ่ายของพนักงาน	บาทต่อคนต่อเดือน	ลดลงอย่างน้อย 15%
การใช้ประโยชน์จากแรงงาน	จำนวนชั่วโมงที่วางงาน	น้อยกว่า 3 hr/week

กิจกรรม TPM ด้านการเพิ่มผลงาน

KPI	หน่วยวัด KPI	เป้าหมาย KPI
คุณภาพของการทำงาน	จำนวนงานผิด	ไม่เกิน 3% ของงานรวม
การส่งมอบงาน	จำนวนวันที่ล่าช้า	ไม่เกิน 2 วัน
ความพึงพอใจของลูกค้า	จำนวนคำร้องเรียน	ไม่เกิน 5%

กิจกรรม TPM ด้านการปรับปรุง

KPI	หน่วยวัด KPI	เป้าหมาย KPI
การปรับปรุงวิธีการทำงาน	Standard Time	ลดลงอย่างน้อย 5%
การมีส่วนร่วม	จำนวนข้อเสนอแนะ	ไม่ตำกว่า 5 เรื่องต่อคนต่อปี

จากที่ได้นำเสนอแนวคิดของการทำกิจกรรม TPM ในสำนักงานในบทความนี้พร้อมทั้ง KPI ในการชี้วัดความสำเร็จของกิจกรรม ในบทความต่อๆไปจะนำเสนอตัวอย่างของกิจกรรมหลักให้ท่านผู้อ่านได้ศึกษาต่อไป

ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจากหนังสือ TPM Total Productive Maintenance โดย ธานี อ่วมอ้อ

ตัวอย่าง kpi : วิธีการคำนวณค่า Availability Rate รูปแบบใหม่

ตัวอย่าง kpi ในบทความนี้จะขอนำเสนอการคำนวณค่า Availability Rate (AR) ซึ่งเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่ใช้ในการคำนวณค่า oee (oee calculation) ซึ่งในบทความก่อนหน้านี้ ผมได้นำเสนอสูตรการคำนวณ Availability Rate ในรูปแบบของเวลาที่เครื่องจักรใช้งานไปแล้ว และในขณะเดียวกันก็ได้นำเสนอ ค่า MTTR และ MTBF ซึ่งเป็น kpi ที่บ่งชี้ถึงประสิทธิภาพของเครื่องจักรและประสิทธิภาพการซ่อมบำรุงให้ท่านผู้อ่านไปแล้วเช่นกัน การอธิบายที่มาที่ไปของสูตรการคำนวณ oee และองค์ประกอบของค่า oee จะช่วยให้เรามีความมั่นใจในผลการคำนวณ กรณีที่องค์กรใช้ oee software ช่วยในการบันทึกและประมวลผลค่า oee กลับมาเข้าเรื่องกันต่อครับ เรามาดูสูตรคำนวณค่า AR รูปแบบใหม่ซึ่งจะอาศัย kpi ของค่า MTTR และ MTBF ช่วยในการคำนวณดังนี้ครับ

AR (%) = 100*(MTBF-MTTR)/MTBF

เมื่อ

MTBF – Mean Time Between Failures
MTTR – Mean Time to Repair.
ซึ่งสามารถคำนวณได้ดังบทความที่ผมนำเสนอไปแล้วครับ
จะเห็นว่า สูตรการคำนวณ AR รูปแบบนี้สามารถทำได้ง่ายโดยเฉพาะหากระบบ kpi ขององค์กรเรา มีการวัดค่า MTTR และ MTBF อยู่แล้ว