จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย excel : Pivot Table

การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ด้วย Pivot Table เป็นการปรับปรุงการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบอย่างง่ายที่ได้นำเสนอไปในบทความที่ผ่านมา ในบทความนี้ผมขอยกตัวอย่างการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด โดยการจัดการด้วย Pivot Table จะทำการจัดเก็บข้อมูลในแต่ละแถวเป็นแบบฐานข้อมูล โดยแยกรายการใช้จ่ายออกเป็นประเภทของรายรับรายจ่ายและเก็บไว้ในหลักๆหนึ่ง โดยตั้งชื่อหัวข้อไว้เป็น ประเภท ดังแสดงในภาพตัวอย่างที่ 1

ภาพที่ 1 ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด

ท่านผู้อ่านอาจจะกำหนดให้ข้อมูลในเซลล์ D3 ให้ผู้ใช้เลือกรายการว่าจะเป็นรายรับหรือรายจ่าย ซึ่งlสามารถทำได้โดยใช้ excel ฟังก์ชัน Data Validation

จากข้อมูลที่เราทำการบันทึกลงบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสดในแต่ละวัน เราสามารถนำข้อมูลมากำหนดเป็น Pivot Table ได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเซลล์ B3
2. เลือกคำสั่งในเมนู ข้อมูล->รายงาน PivotTable และPivotChart…
3. จะปรากฎหน้าต่างตัวช่วยสร้าง PivotTable และPivotChart ให้คลิกปุ่ม ถัดไป สองครั้งเพื่อยอมรับค่าตั้งต้นที่ได้จาก excel
4. ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้างให้คลิก ปุ่ม เค้าโครง… เพื่อกำหนดเค้าโครงของรายงาน
5. ลากหัวข้อ ประเภทไปวางไว้ในตำแหน่ง คอมลัมภ์ (Column)
6. ลากหัวข้อ วันที่ และ รายการ ไปวางไว้ในตำแหน่ง แถว (Row)
7. ลากหัวข้อ จำนวนเงินไปวางไว้ในตำแหน้ง ข้อมูล (Data) จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2
8. กดปุ่ม ตกลง จะกลับมายังหน้าต่างของตัวช่วยสร้างให้คลิกปุ่ม ตัวเลือก… จะปรากฎหน้าต่าง ตัวเลือก PivotTable
9. ให้ยกเลิก หัวข้อ ผลรวมทั้งหมดสำหรับแถว
10. คลิกปุ่ม ตกลง และคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น excel จะสร้าง worksheet ใหม่เพื่อแสดงผลการทำ Pivot Table ดังแสดงในภาพที่ 3

ภาพที่ 2 หน้าต่างตัวเลือก PivotTable

ภาพที่ 3 ผลการทำ Pivot Table กับบัญชีรายรับรายจ่าย

หากต้องการทราบว่าในแต่ละวันมีเงินคงเหลือเท่าไหร่ก็ตั้งสูตรในหลัก E ได้ดังที่เคยนำเสนอในบทความการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด
ท่านผู้อ่านจะเห็นว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยใช้ Pivot Table ก็มีความยืดหยุ่นและสะดวก โดยผู้จัดทำเพียงบันทึกข้อมูลลงในบัญชีรายรับรายจ่ายดังภาพที่ 1 ในแต่ละวัน เมื่อต้องการวิเคราะห์สภาพคล่องของเงินสดก็เพียงใช้ Pivot Table ช่วยดังที่นำเสนอมา ก็หวังว่าท่านผู้อ่านจะประยุกต์ใช้ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทที่เหลือได้ต่อไปครับ สวัสดีครับ

การใช้ excel : การจัดทำงบดุล

การใช้ excel ในบทความนี้จะนำเสนอ การจัดทำงบดุล ซึ่งเปรียบได้กับการเอกซเรย์สุขภาพการเงินของเราๆท่านๆกันครับ ในบทความสองสามบทความที่ผ่านมาผมได้นำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทต่างๆเพื่อให้ทราบสภาพคล่องทางการเงินของเรา หากเปรียบไปแล้วบัญชีรายรับรายจ่ายดังกล่าวก็เสมือนอวัยวะภายในของร่างกายเรา เช่น ตับ กระเพาะ หัวใจ ฯลฯ โดยการเงินที่ไหลผ่านไปมาเพื่อดำเนินการต่างๆเปรียบไปก็เหมือนกับเลือดที่ไหลไปเลี้ยงร่างกายของเรานั่นเอง ดังนั้นการจัดงบดุลจะทำให้เราทราบสถานะทางการเงินของเราในภาพใหญ่ได้เป็นอย่างดี โดยงบดุลจะแสดงปริมาณเงินที่สะสมอยู่ในบัญชีรายรับรายจ่ายต่างๆ ณ วันใดวันหนึ่ง ซึ่งการจัดทำงบดุลของตัวเราเองก็สามารถทำได้โดยง่ายหากเราได้ดำเนินการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภทมาแล้วยิ่งสามารถจัดทำงบดุลได้โดยไม่ยากมากนัก เรามาดูตัวอย่าง งบดุล ที่ถูกจัดทำไว้โดยใช้ excel ดังแสดงในภาพที่ 1

ภาพที่ 1 งบดุล

จากตัวอย่างงบดุลในภาพที่ 1 เราจะเห็นว่า ตารางงบดุลจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ ส่วนด้านซ้ายเป็นส่วนของทรัพย์สิน ส่วนด้านขวาจะประกอบด้วยส่วนหนี้สินและส่วนที่เป็นของเรา ซึ่งผลรวมของตัวเลขด้านขวา(รวมหนี้สิน + ส่วนของเรา)ต้องเท่ากับผลรวมของตัวเลขด้านซ้าย อธิบายได้ง่ายๆว่างบดุลจะช่วยบอกเราได้ว่า ตัวเรามีสินทรัพย์อะไรบ้าง และตีเป็นจำนวนเงินได้เท่าไหร่ (ด้านซ้าย) และยังสามารถบอกได้อีกว่า ทรพย์สินที่เรามีอยู่ได้รับการสนับสนุนทางการเงินจากเราเอง(ส่วนของเรา)เท่าไหร่ และกู้เจ้าหนี้มาเท่าไหร่ (รวมหนี้สิน) จากการวิเคราะห์งบดุล เราจะเห็นว่าทรัพย์สินของเราตามงบดุลอาจไม่ได้เป็นของเราจริงๆ 100% (ยกตัวอย่างเช่น รถยนต์ บ้าน ที่ดิน)แต่จะเป็นของเราเท่าใดนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่ามีส่วนของเราคิดเป็นกี่เปอร์เซนต์นั่นเอง ดังนั้นหากจะวัดสุขภาพการเงินเราควรจะวัดส่วนที่เป็นของเรามากว่า จากตารางงบดุล ท่านจะเห็นว่ามีข้อมูลบางรายการในส่วนของสินทรัพย์และหนี้สินที่อ้างอิงได้จากบัญชีรายรับรายจ่าย คือข้อมูลเงินสดในเซลล์ B6 เราจะอ้างถึงบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด ข้อมูลเงินฝากออมทรัพย์ในเซลล์ B7 เราจะอ้างถึงบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ ข้อมูลบัตรเครดิตในเซลล์ D6 เราจะอ้างถึงบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิต
ท่านผู้อ่านจะเห็นว่าจากที่ผมได้นำเสนอบทความเกี่ยวกับบัญชีรายรับรายจ่ายจนถึงงบดุลในบทความนี้ หวังว่าท่านผู้อ่านจะนำไปประยุกต์การบริหารจัดการด้านการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุดครับ บทความต่อไปผมจะนำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายในรูปแบบที่ซับซ้อนขึ้นแต่จะช่วยให้ท่านวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้เงินในรูปแบบต่างๆได้ชัดเจนมากขึ้น เพราะท้ายที่สุดจุดมุงหมายของเราก็คือการเพิ่ม ส่วนของเราใน งบดุล และการเพิ่มส่วนของทรัพย์สินในงบดุล นั่นเอง สวัสดีครับ

การใช้ excel จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย(บัญชีเงินสด)

การใช้ excel ในบทความนี้ขอนำเสนอเรื่องใกล้ตัวของเราทุกคนครับ นั่นคือการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย โดยตามหลักทฤษฎีแล้วหากทำธุรกิจแล้วต้องการเพิ่มกำไรให้มากขึ้นมีวิธีการทำอยู่ 2 วิธีคือ

1. การเพิ่มยอดขาย
2. การลคค่าใช้จ่าย

ในชีวิตประจำวันของเราก็เช่นกัน หากต้องการมีเงินเก็บมากขึ้นก็ทำได้สองวิธีคือ เพิ่มรายรับและลดรายจ่าย ซึ่งดูแล้วเป็นเรื่องง่ายๆแต่ในทางปฎิบัติทำได้ไม่ง่ายนัก ในปัจจุบันมีการรณรงค์ให้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อคอยตรวจสอบการใช้จ่ายและช่วยวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายต่างๆว่าสิ่งใดจำเป็น สิ่งใดไม่จำเป็น เพื่อจะได้วางแผนการใช้จ่ายในเดือนต่อๆไปได้ ผมเองก็จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยเช่นกัน โดยผมใช้ excel ช่วยในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ในบทความนี้ผมขอนำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบง่ายซึ่งผมก็ใช้อยู่ในปัจจุบัน โดยเราจะเริ่มจากการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นในการดำเนินชีวิตของเราในแต่ละวันไม่ว่าจะเป็น รายรับ หรือ รายจ่าย โดยจะเรียงวันที่ตามวันที่เกิดขึ้นจริงๆลงในไฟล์ excel โดยจะทำการบันทึกรายการและจำนวนเงินของรายการที่เกิดขึ้นแยกออกเป็นสองประเภทคือ รายรับ และ รายจ่าย บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกบันทึกแสดงได้ดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

วัตถุประสงค์ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ก็เพื่อให้เราทราบสถานะทางการเงินหรือ Cash flow ของเราเอง ดังนั้นในการบันทึกรายการลงบัญชีรายรับรายจ่าย เจ้าของบัญชีต้องทราบจำนวนเงินสุทธิในบัญชี ซึ่งผู้ใช้งาน excel สามารถทำได้โดยง่ายดังนี้

1. คลิกเซลล์ F4 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4 – E4
2. คลิกเซลล์ F5 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5 – E5
3. ทำการ AutoFill ลงมาถึงแถวที่ 11 จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2
4. ในกรณีที่ผู้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ต้องการทราบรายจ่ายสุทธิและรายรับสุทธิตั้งแต่วันที่ 1 ของเดือน จนถึง ปัจจุบัน ก็สามารถทำได้โดยการใช้สูตร excel : AutoSum ก็จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2

ภาพที่ 2 บัญชีรายรับรายจ่ายแบบสมบูรณ์

ท่านผู้อ่านจะเห็นว่าการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ได้นำเสนอไปนั้นเป็นรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดทำ สิ่งที่สามารถวิเคราะห์ได้จากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายลักษณะนี้คือจำนวนเงินสุทธิที่เหลือ ณ ปัจจุบัน รวมถึงแนวโน้มรายจ่ายของเจ้าของบัญชีนั่นเอง ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์ผลมากกว่านี้ บัญชีรายรับรายจ่ายที่จัดทำต้องมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งผมจะนำเสนอในบทความต่อๆไปครับ สวัสดีครับ
ปล ปัจจุบันผมก็จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายของตัวเองในลักษณะนี้ซึ่งช่วยได้เยอะครับกับการบริหารจัดการการใช้เงิน
การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้านอื่นๆ

การใช้งาน excel : จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย (บัญชีบัตรเครดิต)

การใช้ excel : จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย (บัญชีเงินฝากออมทรัพย์)

การใช้ excel : การจัดทำงบดุล

Excel Tips การใช้ Data Validation ตรวจสอบงบหรือบัญชี

การใช้ Pivot Table ช่วยวิเคราะห์รายจ่ายประจำวัน