การใช้ excel : จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย (บัญชีเงินฝากออมทรัพย์)

การใช้ excel ในบทความนี้ผมจะนำท่านผู้อ่านจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทสุดท้าย นั่นคือ บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ในธนาคาร คงไม่มีใครปฎิเสธว่าปัจจุบันนี้การฝากเงินในบัญชีสะสมทรัพย์ในธนาคารเป็นการบริหารสภาพคล่องได้ดีอีกวิธีหนึ่ง เพราะเราสามารถฝากถอนได้อย่างสะดวกนั่นเอง ทำให้การฝากเงินออมทรัพยืไว้กัยธนาคารจึงมีสภาคล่องใกล้เคียงกับเงินสดในมือมาก และในปัจจุบันมนุษย์เงินเดือนอย่างเราๆท่านๆโดยส่วนใหญ่จะได้รับเงินเดือนผ่านทางธนาคาร ดังนั้นรายรับก้อนใหญ่ในแต่ละเดือนของพวกเราจึงอยู่ในรูปแบบของบัญชีเงินฝากสะสมทรัพย์โดยปริยาย ดังนั้นในทำนองเดียวกันกับบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทอื่นๆ เราสามารถจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินฝากออมทรัพย์ได้โดยกำหนดรายการได้ดังนี้
รายรับ หมายถึง เงินที่ถูกฝากเข้าบัญชีเงินฝาก , ดอกเบี้ย เป็นต้น
รายจ่าย หมายถึง เงินที่ถูกถอนออกไปจากบัญชี , ค่าธรรมเนียมการถอน เป็นต้น
ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินฝากออมทรัพย์ไม่ได้ถูกจำกัดด้วยจำนวนบัญชีเงินฝาก ดังแสดงในภาพที่ 1

ภาพที่ 1 บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์

ในการวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินฝากออมทรัพย์ก็เป็นไปในทำนองเดียวกันกับ บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทอื่น นั่นคือต้องเพิ่มรายการจำนวนสุทธิเข้ามาเพื่อตรวจสอบสถานะสภาพคล่อง โดยการใช้สูตร excel ดังนี้

1. ในเซลล์ F4 ให้พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4-E4
2. ในเซลล์ F5 ให้พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5 – E5
3. ทำการ AutoFill จนถึงแถวที่ 9 จะได้ผลลัพธ์ดังภาพที่ 2
4. ในกรณีต้องการทราบผลรวมของรายรับและรายจ่ายสามารถทำได้โดยการใช้สูตร excel : AutoSum ในหลัก D และ หลัก E

ภาพที่ 2 บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์แบบสมบูรณ์

จากบทความที่ผ่านมาจนถึงบทความนี้ผมได้นำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายทั้งหมด 3 ประเภทดังนี้

1. บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด
2. บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิต
3. บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์

ซึ่งแสดงถึงเงินสำรองสภาพคล่องของแต่ละบุคคลหรือแต่ละครอบครัวใน 3 รูปแบบไปแล้ว เรามารู้จักสภาพคล่องสุทธิ(Net Liquidity Reserved) กันต่อเลยครับ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง หากเราอยากทราบว่าเรามีสภาพคล่องสุทธิอยู่เท่าไหร่ เราสามารถทำได้โดยการนำจำนวนสุทธิของบัญชีรายรับรายจ่ายทั้งสามรูปแบบมารวมกัน โดยผลรวมของเงินทั้งสามรูปแบบจะถูกเรียกว่า สภาพคล่องสุทธิ (Net PLR) ณ วันนั้นๆ การหาสภาพคล่องสุทธิโดยใช้ excel ช่วยจัดการทำได้ง่ายมาก ดังแสดงในภาพที่ 3

ภาพที่ 3 สภาพคล่องสุทธิ

โดยจำนวนสุทธิในแต่ละประเภทของสภาพคล่อง ผู้อ่านสามารถเชื่อมโยงจาก WorkSheets ต่างๆซึ่งเราได้ทำการแยกบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภทไว้แล้ว ซึ่งจะทำให้สภาพคล่องสุทธิมีการปรับปรุงผลคำนวณโดยอัตโนมัติหากมีการบันทึกค่าใน WorkSheet ของบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภท

ก่อนจบบทความนี้ขอฝากคำถามให้ท่านผู้อ่านไว้ซักหนึ่งคำถามนะครับว่า สภาพคล่องสุทธิของเราควรจะมีค่าเป็นเท่าใด และสภาพคล่องสุทธิที่มากเกินไปเป็นผลดีหรือไม่ ในทางกลับกัน สภาพคล่องสุทธิที่น้อยมากหรือติดลบ เราควรบริหารจัดการอย่างไร คำตอบมีอยู่ในนิยามของการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภทแล้วหล่ะครับ สวัสดีครับ