วันอาทิตย์ที่ 24 ตุลาคม พ.ศ. 2553

จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย excel : Pivot Table

การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ด้วย Pivot Table เป็นการปรับปรุงการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบอย่างง่ายที่ได้นำเสนอไปในบทความที่ผ่านมา ในบทความนี้ผมขอยกตัวอย่างการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด โดยการจัดการด้วย Pivot Table จะทำการจัดเก็บข้อมูลในแต่ละแถวเป็นแบบฐานข้อมูล โดยแยกรายการใช้จ่ายออกเป็นประเภทของรายรับรายจ่ายและเก็บไว้ในหลักๆหนึ่ง โดยตั้งชื่อหัวข้อไว้เป็น ประเภท ดังแสดงในภาพตัวอย่างที่ 1
บัญชีรายรับรายจ่าย-Pivot-Table ภาพที่ 1 ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด
ท่านผู้อ่านอาจจะกำหนดให้ข้อมูลในเซลล์ D3 ให้ผู้ใช้เลือกรายการว่าจะเป็นรายรับหรือรายจ่าย ซึ่งlสามารถทำได้โดยใช้ excel ฟังก์ชัน Data Validation
จากข้อมูลที่เราทำการบันทึกลงบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสดในแต่ละวัน เราสามารถนำข้อมูลมากำหนดเป็น Pivot Table ได้ตามขั้นตอนดังนี้
  1. คลิกเซลล์ B3
  2. เลือกคำสั่งในเมนู ข้อมูล->รายงาน PivotTable และPivotChart…
  3. จะปรากฎหน้าต่างตัวช่วยสร้าง PivotTable และPivotChart ให้คลิกปุ่ม ถัดไป สองครั้งเพื่อยอมรับค่าตั้งต้นที่ได้จาก excel
  4. ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้างให้คลิก ปุ่ม เค้าโครง… เพื่อกำหนดเค้าโครงของรายงาน
  5. ลากหัวข้อ ประเภทไปวางไว้ในตำแหน่ง คอมลัมภ์ (Column)
  6. ลากหัวข้อ วันที่ และ รายการ ไปวางไว้ในตำแหน่ง แถว (Row)
  7. ลากหัวข้อ จำนวนเงินไปวางไว้ในตำแหน้ง ข้อมูล (Data) จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2
  8. กดปุ่ม ตกลง จะกลับมายังหน้าต่างของตัวช่วยสร้างให้คลิกปุ่ม ตัวเลือก… จะปรากฎหน้าต่าง ตัวเลือก PivotTable
  9. ให้ยกเลิก หัวข้อ ผลรวมทั้งหมดสำหรับแถว
  10. คลิกปุ่ม ตกลง และคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น excel จะสร้าง worksheet ใหม่เพื่อแสดงผลการทำ Pivot Table ดังแสดงในภาพที่ 3
PivotTableWizard-1
ภาพที่ 2 หน้าต่างตัวเลือก PivotTable
PivotTable
ภาพที่ 3 ผลการทำ Pivot Table กับบัญชีรายรับรายจ่าย
หากต้องการทราบว่าในแต่ละวันมีเงินคงเหลือเท่าไหร่ก็ตั้งสูตรในหลัก E ได้ดังที่เคยนำเสนอในบทความการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด
ท่านผู้อ่านจะเห็นว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยใช้ Pivot Table ก็มีความยืดหยุ่นและสะดวก โดยผู้จัดทำเพียงบันทึกข้อมูลลงในบัญชีรายรับรายจ่ายดังภาพที่ 1 ในแต่ละวัน เมื่อต้องการวิเคราะห์สภาพคล่องของเงินสดก็เพียงใช้ Pivot Table ช่วยดังที่นำเสนอมา ก็หวังว่าท่านผู้อ่านจะประยุกต์ใช้ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทที่เหลือได้ต่อไปครับ สวัสดีครับ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น

Yahoo bot last visit powered by  Ybotvisit.com