Excel Tips : การใช้ Data Validation ตรวจสอบงบหรือบัญชี

ในบทความนี้จะขอยกตัวอย่างการประยุกต์ใช้ Data Validation ของ Excel ในอีกมิติหนึ่งครับ จากที่เคยนำเสนอบทความเรื่องการใช้ Excel การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย(บัญชีเงินสด)  การใช้ Excel การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย(บัญชีบัตรเครดิต)  การใช้ Excel การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย(บัญชีเงินฝากออมทรัพย์) และการใช้ Excel จัดทำงบดุล ไปแล้ว ล่าสุดได้แนะนำการประยุกต์ใช้ Pivot table ในการวิเคราะห์รายรับรายจ่าย  ซึ่งผมแนะนำว่าในการบริหารบัญชีต่างๆที่ได้กล่าวมาจะต้องมีขอบเขตที่เหมาะสม เช่น รายจ่ายตลอดทั้งเดือนต้องไม่เกินเท่าไหร่ รูดบัตรเครดิตแต่ละเดือนไม่เกินเท่าไหร่เป็นต้น ดังนั้นในขณะที่เราบันทึกข้อมูลลงในบัญชีเหล่านี้ ในแต่ละเดือนหากท่านผู้อ่านใช้ Data validation ช่วยตรวจสอบรายการต่างๆในแต่ละบัญชี  ก็จะช่วยเตือนสติของท่านได้ เรามาดูกันเลยครับ 

จากตัวอย่าง การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย(บัญชีเงินสด) ให้ท่านผู้อ่านเลือก Cell E4 ถึง E12 เพื่อเป็น Cell ที่คำนวณผลรวมและตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่ลงบัญชี ดังภาพที่ 1 จากนั้นให้คลิกคำสั่งใช้งาน Data Validation และกำหนดให้ตรวจสอบผลรวมของรายจ่ายตั้งแต่ E4 - E12 โดยใช้คำสั่ง SUM และกำหนดเงื่อนไขให้ผลรวมของรายจ่ายต้องไม่เกิน Budget ที่เรากำหนดไว้ เช่น รายจ่ายเงินสดของเดือนนี้ต้องไม่เกิน 15,000 บาท เราจะเขียนสูตร Excel ในช่อง Formula ได้ดังนี้ SUM(E$4:E12) <= 15000 ดังแสดงในภาพที่ 1 โดยกำหนดให้ประเภทของการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดเป็นคำเตือน ซึ่งจะทำให้เราสามารถกำหนดรายการที่เกินงบได้ แต่จะมีคำเตือนให้ทราบว่าขณะนี้ ผลรวมรายจ่ายของเราเดือนนี้เกิน Budget ที่ตั้งไว้แล้ว

ภาพที่ 1 การกำหนด Data Validation ใน Excel

ในการใช้งาน เมื่อมีการบันทึกรายจ่ายเพิ่ม ให้ท่านแทรกแถวใหม่ลงใน Worksheet ก่อนแถว 12 และบันทึกรายรับรายจ่ายลงตามปกติ สูตร Excel : SUM ที่กำหนดไว้ใน Data Validation ก็จะปรับเปลี่ยนตำแหน่งของรายจ่ายที่ต้องรวมให้ใหม่โดยอัตโนมัติ มาดูตัวอย่างกันครับสมมุติผมเพิ่มรายการอีก 1 รายการเป็นค่าซื้อของใช้ประจำเดือนเป็นเงิน 3,500 บาท ผลของการตรวจสอบจะเป็นดังภาพที่ 2 โดยจะมีหน้าต่างคำเตือนแจ้งให้ทราบว่า รายจ่ายรวมตอนนี้ของท่านเกิน Budget ที่ตั้งไว้ หากท่านต้องการลงรายการก็ให้กด ใช้ เพื่อรับทราบ ท่านก็สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายรายการนี้ลงบัญชีรายรับรายจ่ายได้ดังภาพที่ 3 ซึ่งหลังจากรายจ่ายรายการนี้ไปถ้าท่านบันทึกลงบัญชีรายรับรายจ่ายท่านจะพบคำเตือนนี้แจ้งให้ท่านทุกครั้ง ก็เป็นการเตือนสติท่านอยู่เสมอว่า Over Budget แล้วนะเดือนนี้ 

ภาพที่ 2 คำเตือนหลังจากที่มีการบันทึกรายจ่ายที่ผลรวมรายจ่ายเกิน Budget

ภาพที่ 3 แม้จะเกิน Budget รายจ่าย หากจะทำรายการต่อก็สามารถบันทึกลงรายการได้

ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับบัญชีรายรับรายจ่ายบัตรเครดิต หรือบัญชีรายรับรายจ่ายเงินฝากออมทรัพย์ได้เลยครับ หรือหากประยุกต์ใช้ในงานทำรายการงบประมาณในโครงการใดๆ ที่มีการกำหนดงบประมารรวมไว้ ท่านก็สามารถใช้ Data Validation ตรวจสอบได้ครับ เดี๋ยวบทความต่อไปจะขอเพิ่มเติม การใช้ Format Cell เพื่อแจ้งเตือนให้ผู้ทำบัญชีทราบแบบชัดแจ้งว่า ณ ขณะนี้ รายจ่ายของท่านได้เกินงบที่ตั้งไว้แล้ว ลองติดตามดูครับ

การใช้ excel : จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย (บัญชีเงินฝากออมทรัพย์)

การใช้ excel ในบทความนี้ผมจะนำท่านผู้อ่านจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทสุดท้าย นั่นคือ บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ในธนาคาร คงไม่มีใครปฎิเสธว่าปัจจุบันนี้การฝากเงินในบัญชีสะสมทรัพย์ในธนาคารเป็นการบริหารสภาพคล่องได้ดีอีกวิธีหนึ่ง เพราะเราสามารถฝากถอนได้อย่างสะดวกนั่นเอง ทำให้การฝากเงินออมทรัพยืไว้กัยธนาคารจึงมีสภาคล่องใกล้เคียงกับเงินสดในมือมาก และในปัจจุบันมนุษย์เงินเดือนอย่างเราๆท่านๆโดยส่วนใหญ่จะได้รับเงินเดือนผ่านทางธนาคาร ดังนั้นรายรับก้อนใหญ่ในแต่ละเดือนของพวกเราจึงอยู่ในรูปแบบของบัญชีเงินฝากสะสมทรัพย์โดยปริยาย ดังนั้นในทำนองเดียวกันกับบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทอื่นๆ เราสามารถจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินฝากออมทรัพย์ได้โดยกำหนดรายการได้ดังนี้
รายรับ หมายถึง เงินที่ถูกฝากเข้าบัญชีเงินฝาก , ดอกเบี้ย เป็นต้น
รายจ่าย หมายถึง เงินที่ถูกถอนออกไปจากบัญชี , ค่าธรรมเนียมการถอน เป็นต้น
ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินฝากออมทรัพย์ไม่ได้ถูกจำกัดด้วยจำนวนบัญชีเงินฝาก ดังแสดงในภาพที่ 1

ภาพที่ 1 บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์

ในการวิเคราะห์บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินฝากออมทรัพย์ก็เป็นไปในทำนองเดียวกันกับ บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทอื่น นั่นคือต้องเพิ่มรายการจำนวนสุทธิเข้ามาเพื่อตรวจสอบสถานะสภาพคล่อง โดยการใช้สูตร excel ดังนี้

1. ในเซลล์ F4 ให้พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4-E4
2. ในเซลล์ F5 ให้พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5 – E5
3. ทำการ AutoFill จนถึงแถวที่ 9 จะได้ผลลัพธ์ดังภาพที่ 2
4. ในกรณีต้องการทราบผลรวมของรายรับและรายจ่ายสามารถทำได้โดยการใช้สูตร excel : AutoSum ในหลัก D และ หลัก E

ภาพที่ 2 บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์แบบสมบูรณ์

จากบทความที่ผ่านมาจนถึงบทความนี้ผมได้นำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายทั้งหมด 3 ประเภทดังนี้

1. บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด
2. บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิต
3. บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากออมทรัพย์

ซึ่งแสดงถึงเงินสำรองสภาพคล่องของแต่ละบุคคลหรือแต่ละครอบครัวใน 3 รูปแบบไปแล้ว เรามารู้จักสภาพคล่องสุทธิ(Net Liquidity Reserved) กันต่อเลยครับ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง หากเราอยากทราบว่าเรามีสภาพคล่องสุทธิอยู่เท่าไหร่ เราสามารถทำได้โดยการนำจำนวนสุทธิของบัญชีรายรับรายจ่ายทั้งสามรูปแบบมารวมกัน โดยผลรวมของเงินทั้งสามรูปแบบจะถูกเรียกว่า สภาพคล่องสุทธิ (Net PLR) ณ วันนั้นๆ การหาสภาพคล่องสุทธิโดยใช้ excel ช่วยจัดการทำได้ง่ายมาก ดังแสดงในภาพที่ 3

ภาพที่ 3 สภาพคล่องสุทธิ

โดยจำนวนสุทธิในแต่ละประเภทของสภาพคล่อง ผู้อ่านสามารถเชื่อมโยงจาก WorkSheets ต่างๆซึ่งเราได้ทำการแยกบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภทไว้แล้ว ซึ่งจะทำให้สภาพคล่องสุทธิมีการปรับปรุงผลคำนวณโดยอัตโนมัติหากมีการบันทึกค่าใน WorkSheet ของบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภท

ก่อนจบบทความนี้ขอฝากคำถามให้ท่านผู้อ่านไว้ซักหนึ่งคำถามนะครับว่า สภาพคล่องสุทธิของเราควรจะมีค่าเป็นเท่าใด และสภาพคล่องสุทธิที่มากเกินไปเป็นผลดีหรือไม่ ในทางกลับกัน สภาพคล่องสุทธิที่น้อยมากหรือติดลบ เราควรบริหารจัดการอย่างไร คำตอบมีอยู่ในนิยามของการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแต่ละประเภทแล้วหล่ะครับ สวัสดีครับ

การใช้งาน excel : จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย (บัญชีบัตรเครดิต)

การรใช้งาน excel ในบทความนี้ผมขอนำเสนอบัญชีรายรับรายจ่ายในรูปแบบอื่น ในบทความที่ผ่านมาผมได้นำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายในรูปของเงินสดไปแล้ว แต่ในปัจจุบันทุกท่านคงปฏิเสธไม่ได้ว่าการใช้จ่ายของเราทุกวันนี้ยังมีการใช้จ่ายหรือรายรับในรูปแบบอื่นอีก ขอแบ่งเป็นรูปแบบของการใช้จ่ายออกเป็น 3 รูปแบบดังนี้ครับ

1. เงินสด (Cash flow)
2. บัตรเครดิต
3. บัญชีเงินฝากในธนาคาร

บัตรเครดิต มีทั้งประโยชน์และโทษอยู่ในตัวเอง หากรู้จักวิธีใช้ให้เกิดประโยชน์ก็ดีไป ในที่นี้ขอนิยามบัตรเครดิตไว้ดังนี้ครับ บัตรเครดิตหมายถึง วงเงินพร้อมใช้ไว้เสริมสภาพคล่อง หรือหากจะหมายถึง หนี้พร้อมก่อที่ต้องชำระคืนทุกเดือน ก็มองได้แล้วแต่ว่าจะมองในมุมไหน แต่ในการบริหารการใช้เงินเราจะนิยามบัตรเครดิตเป็นหนี้พร้อมก่อที่ต้องชำระทุกเดือน ดังนั้นการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย เราจึงกำหนดช่องในการบันทึกรายการไว้ให้สอดคล้องกับการนิยามดังนี้
รายรับหมายถึง จำนวนเงินที่เราได้ชำระคืน
รายจ่ายหมายถึง จำนวนเงินที่เราใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต
จำนวนสุทธิหมายถึง รายรับ - รายจ่าย
ท่านผู้อ่านจะพบว่าในบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิต เราคงไม่ต้องการจำนวนสุทธิที่ติดลบมากเกินไปหรือหากมีค่าเท่ากับศูนย์ได้ยิ่งเป็นสิ่งที่ดีเพราะนั่นหมายถึงการที่เราไม่ติดหนี้บัตรเครดิตอยู่เลย การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย โดยการใช้ excel มีรูปแบบดังแสดงในภาพที่ 1

ภาพที่ 1 บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิต

เพื่อให้เราทราบสถานะและบริหารการใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต จึงเพิ่มรายการจำนวนสุทธิในหลัก F โดยกำหนดสูตร excel ดังนี้

1. ในเซลล์ F4 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4 – E4
2. ในเซลล์ F5 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5 – E5
3. ทำการ AutoFill จนถึงแถวที่ 9 จะได้จำนวนสุทธิดังแสดงในภาพที่ 2
4. กรณีที่ต้องการทราบผลรวมของรายรับหรือรายจ่ายเราก็สามารถใช้สูตร excel : AutoSum

ภาพที่ 2 บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิตแบบสมบูรณ์

ท่านผู้อ่านคงจะเห็นแล้วว่า บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิตจะช่วยให้เราทราบถึงสถานะทางการเงินของเราได้ดียิ่งขึ้น ยิ่งตัวเลขในรายการจำนวนสุทธิมีค่าติดลบมากขึ้นแสดงให้เห็นถึงหนี้ที่เราต้องเร่งดำเนินการชำระในเดือนถัดไปมากขึ้น ซึ่งทุกท่านคงทราบดี หนี้คงค้างในการชำระบัตรเครดิตจะโดนชาร์จดอกเบี้ยถึงร้อยละ 20 ต่อปี ดังนั้นการตรวจสอบบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิตก็เป็นสิ่งที่เราต้องใส่ใจ
ครับบทความนี้ก็นำเสนอการใช้ excel จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิตไปแล้วนะครับ บทความต่อไปผมจะมาแนะนำการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัญชีเงินฝากกันครับ สวัสดีครับ
ปล หนี้บัตรเครดิตต่างกับเงินกู้อย่างไร