Excel Pivot Table : บัญชีรายรับงานแต่ง (Wedding)

Excel pivot table ที่จะนำเสนอในบทความนี้ เป็นการประยุกต์ใช้ excel pivot table ในการจัดทำบัญชีรายรับงานแต่งงานครับ จากที่ผ่านมาได้นำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายไปแล้ว 3 ชนิด และเนื่องจากเมื่อเร็วๆนี้ผมมีประสบการณ์ตรงในเรื่องนี้จึงขอนำเสนอ หลังเสร็จสิ้นงานแต่งงาน สิ่งหนึ่งที่เจ้าบ่าวและเจ้าสาวต้องพึงระวังคือ การแกะซอง ใช่แล้วครับ เนื่องจากงานแต่งงาน แขกผู้ใหญ่และเพื่อนๆที่เราเชิญมาร่วมงานก็จะมอบซองเพื่อร่วมอวยพรให้กับเรา ซึ่งเราเองฝ่ายเจ้าบ่าวเจ้าสาวหลังงานแต่งงานก็ต้องจดบันทึกเงินช่วยซองในงานแต่งงาน เอาไว้เพื่อว่าต่อไปแขกที่เราเคยเชิญมีงานบุญต่างๆ ครอบครัวเราก็จะได้ร่วมแสดงความยินดีด้วย หากเป็นเมื่อก่อนเราก็คงจะจดบันทึกบัญชีรายรับลงในสมุดทั่วไปและก็จะมาพลิกค้นหารายชื่อแขกเมื่อมีโอกาสต่าง ซึ่งไม่ง่ายนักหากแขกมีจำนวนเยอะหรือหากเวลาเนิ่นนานความคมชัดของข้อมูลอาจจะลดลง ดังนั้นในปัจจุบันผมจึงขอนำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับ ด้วย excel และสรุปรายงานด้วย Pivot table มาเริ่มกันเลยครับ

เริ่มจากเราจะบันทึกข้อมูลรายชื่อแขกและรายละเอียดลงในบัญชีรายรับ งานแต่งงาน โดยมีรูปแบบดังนี้

เซลล์ A1 ให้กำหนดหัวข้อเป็นรายชื่อแขก

เซลล์ B2 เป็นที่มาของแขก เราอาจจะแบ่งที่มาเป็นหลายรูปแบบ เช่น จังหวัดของแขกที่มา (กรณีบ่าวสาวอยู่คนละจังหวัด) ชื่อบริษัท (กรณีแขกเป็นเพื่อนร่วมงาน) ชื่อสถาบันการศึกษา(กรณีแขกเป็นเพื่อนสมัยเรียน) ชื่อหมู่บ้านที่พักอาศัย(กรณีบ่าวสาวมีที่พักเป็นหมู่บ้าน)เป็นต้น

เซลล์ C1 เป็นจำนวนเงินที่แขกช่วยงาน

เซลล์ D1 เป็นหมายเหตุอื่นๆ เช่น ให้ซองให้ของ เป็นต้น

จากนั้นเราก็ทำการแกะซองและบันทึกลงบัญชีรายรับงานแต่งของเรากันครับ

เมื่อได้ข้อมูลครบ เราก็จะใช้ Excel Pivot Table ช่วยรายงานบัญชีรายรับงานแต่งของเราครับ สมมุติว่าผมต้องการแยกรายงานบัญชีรายรับตามที่มาของแขกเราจะดำเนินการดังนี้ครับ

1. ไปที่เมนูข้อมูลเลือก รายงาน PivotTable และ PivotChart… จะปรากฎหน้าต่างตัวช่วยสร้างPivotTable และ PivotChart ขั้นตอนที่ 1ให้คลิกปุ่มถัดไป
2. ในขั้นตอนที่ 2 ให้ผู้ใช้เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการทำ PivotTable จากนั้นให้คลิกปุ่มถัดไปจะปรากฎตัวช่วยสร้างขั้นตอนที่ 3
3. ให้เลือกใช้ตัวกำหนดเป็นสร้างเป็นแผ่นงานใหม่
4. คลิกปุ่ม เค้าโครง… เพื่อปรับรูปแบบของรายงานจะปรากฎตัวช่วยสร้างเค้าโครงดังภาพที่ 1
5. ทำการลากหัวข้อของข้อมูลวางลงบนเค้าโครงดังแสดงในภาพที่ 2
6. คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อกลับมายังหน้าต่าง ตัวช่วยสร้างPivotTable และ PivotChart ขั้นตอนที่ 3 และให้คลิกปุ่ม ตัวเลือก… จะปรากฎหน้าต่าง ตัวเลือก PivotTable
7. ให้คลิกตัวเลือก ผลรวมทั้งหมดสำหรับแถว ออก แล้วคลิกปุ่ม ตกลง เพื่อกลับมายังหน้าต่าง สร้างPivotTable และ PivotChart ขั้นตอนที่ 3
8. คลิกปุ่มเสร็จสิ้น excel จะสร้าง worksheets ใหม่ เพื่อแสดงรายงานบัญชีรายรับงานแต่ง ดังแสดงในภาพที่ 3

ภาพที่ 1 ตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart เค้าโครง

ภาพที่ 2 ตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart เค้าโครง

ภาพที่ 3 รายงานบัญชีรายรับงานแต่ง

จากรายงานในภาพที่ 3 ท่านสามารถเลือกดูรายชื่อแยกตามที่อยู่ได้ครับโดยการเลือกในช่อง ที่อยู่ ดังตัวอย่างในภาพที่ 4

ภาพที่ 4 การแสดงข้อมูลตามที่อยู่ที่ต้องการ (กรณีนี้คือ KMUTNB)

จากตัวอย่างที่นำเสนอมาหวังว่าท่านผู้อ่านคงจะนำไปปรับใช้เป็นบัญชีรายรับในกรณีอื่นๆได้นะครับ เช่น งานบวช ขึ้นบ้านใหม่ สำหรับงานแต่งอีกรอบ(ไม่แนะนำครับ) แล้วพบกันในบทความต่อไปครับ สวัสดีครับ

จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย excel : Pivot Table

การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ด้วย Pivot Table เป็นการปรับปรุงการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบอย่างง่ายที่ได้นำเสนอไปในบทความที่ผ่านมา ในบทความนี้ผมขอยกตัวอย่างการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด โดยการจัดการด้วย Pivot Table จะทำการจัดเก็บข้อมูลในแต่ละแถวเป็นแบบฐานข้อมูล โดยแยกรายการใช้จ่ายออกเป็นประเภทของรายรับรายจ่ายและเก็บไว้ในหลักๆหนึ่ง โดยตั้งชื่อหัวข้อไว้เป็น ประเภท ดังแสดงในภาพตัวอย่างที่ 1

ภาพที่ 1 ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด

ท่านผู้อ่านอาจจะกำหนดให้ข้อมูลในเซลล์ D3 ให้ผู้ใช้เลือกรายการว่าจะเป็นรายรับหรือรายจ่าย ซึ่งlสามารถทำได้โดยใช้ excel ฟังก์ชัน Data Validation

จากข้อมูลที่เราทำการบันทึกลงบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสดในแต่ละวัน เราสามารถนำข้อมูลมากำหนดเป็น Pivot Table ได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเซลล์ B3
2. เลือกคำสั่งในเมนู ข้อมูล->รายงาน PivotTable และPivotChart…
3. จะปรากฎหน้าต่างตัวช่วยสร้าง PivotTable และPivotChart ให้คลิกปุ่ม ถัดไป สองครั้งเพื่อยอมรับค่าตั้งต้นที่ได้จาก excel
4. ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้างให้คลิก ปุ่ม เค้าโครง… เพื่อกำหนดเค้าโครงของรายงาน
5. ลากหัวข้อ ประเภทไปวางไว้ในตำแหน่ง คอมลัมภ์ (Column)
6. ลากหัวข้อ วันที่ และ รายการ ไปวางไว้ในตำแหน่ง แถว (Row)
7. ลากหัวข้อ จำนวนเงินไปวางไว้ในตำแหน้ง ข้อมูล (Data) จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2
8. กดปุ่ม ตกลง จะกลับมายังหน้าต่างของตัวช่วยสร้างให้คลิกปุ่ม ตัวเลือก… จะปรากฎหน้าต่าง ตัวเลือก PivotTable
9. ให้ยกเลิก หัวข้อ ผลรวมทั้งหมดสำหรับแถว
10. คลิกปุ่ม ตกลง และคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น excel จะสร้าง worksheet ใหม่เพื่อแสดงผลการทำ Pivot Table ดังแสดงในภาพที่ 3

ภาพที่ 2 หน้าต่างตัวเลือก PivotTable

ภาพที่ 3 ผลการทำ Pivot Table กับบัญชีรายรับรายจ่าย

หากต้องการทราบว่าในแต่ละวันมีเงินคงเหลือเท่าไหร่ก็ตั้งสูตรในหลัก E ได้ดังที่เคยนำเสนอในบทความการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทเงินสด
ท่านผู้อ่านจะเห็นว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยใช้ Pivot Table ก็มีความยืดหยุ่นและสะดวก โดยผู้จัดทำเพียงบันทึกข้อมูลลงในบัญชีรายรับรายจ่ายดังภาพที่ 1 ในแต่ละวัน เมื่อต้องการวิเคราะห์สภาพคล่องของเงินสดก็เพียงใช้ Pivot Table ช่วยดังที่นำเสนอมา ก็หวังว่าท่านผู้อ่านจะประยุกต์ใช้ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทที่เหลือได้ต่อไปครับ สวัสดีครับ