Excel Tips ในบทความนี้ขอนำเสนอการป้องกันรายการข้อมูลซ้ำกัน ซึ่งเป็นประโยชน์มากกับท่านผู้อ่านที่ต้องการบันทึกข้อมูลลงใน excel เพื่อนำไปใช้ในการทำรายการ List แบบอัตโนมัติ หรือเป็นตารางข้อมูลในสูตร excel : vlookup หรือสูตร excel : Index และ สูตร excel : MATCH ซึ่งโดยส่วนใหญ่ข้อมูลที่เราไม่ต้องการให้ซ้ำกันจะเรียกว่าคีย์หลัก (Primary key) การป้องกันการซ้ำกันเราจะอาศัยวิธีการ Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล) ครับ โดยจะกำหนดสูตร excel เพื่อตรวจสอบข้อมูลก่อนจะบันทึกลงใน CELL มาดูวิธีการกันเลยครับ สมมุติเราต้องการให้รายการข้อมูลตั้งแต่ CELL B2 จนถึง B10 ต้องไม่มีข้อมูลซ้ำกัน ทำได้ดังนี้
1 คลิกเลือก B2
2 ไปที่เมนูข้อมูลเลือก เครื่องมือ Data Validation... จะปรากฏหน้าต่าง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้คลิกเลือกแท็บ การตั้งค่า
3 ใน List อนุญาตให้เลือก กำหนดเอง (Custom)
4 พิมพ์สูตร excel = COUNTIF($B$2:$B10,B2) = 1 ดังแสดงในภาพที่ 1 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
5 เลือก B2 และทำการลากคลุมถึง B10 เพื่อ copy สูตร excel ใน B2
6 ทดลองพิมพ์ข้อมูลใน B2 เป็น A001
7 ทดลองพิมพ์ข้อมูลใน B3 เป็น A001 ท่านจะพบหน้าต่างแสดงความผิดพลาดดังแสดงในภาพที่ 2 ซึ่งหมายถึงว่าตอนนี้ข้อมูลในเซลล์ B2 จนถึง B10 ถูกตรวจสอบการซ้ำกันของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
ภาพที่ 1 หน้าต่างสำหรับกำหนดสูตร excel เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ภาพที่ 2 หน้าต่างแสดงความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลที่ซ้ำกันลงใน B3
จาก Excel Tips นี้เราก็จะนำไปเป็นขั้นตอนการตรวจสอบการซ้ำกันของข้อมูลก่อนนำไปใช้งานอื่นๆซึ่งจะนำเสนอต่อไป สวัสดีครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น