การใช้ excel : ใส่ลำดับเลขอัตโนมัติกรณีรายการแต่ละแถวเรียงกันแบบไม่ต่อเนื่องโดยใช้สูตร excel if

การใช้ excel ในบทความนี้ขอนำเสนอการใช้สูตร excel if ร่วมกับการใช้สูตร excel COUNT สำหรับช่วยในการใส่ลำดับเลขอัตโนมัติกันครับ ก่อนอื่นอยากจะย้อนไปที่บทความ การใช้ excel ใส่ลำดับเลขอัตโนมัติโดยใช้สูตร excel if ซึ่งท่านผู้อ่านจะสังเกตเห็นว่าการใช้สูตร excel ดังกล่าวจะต้องมีสมมุติฐานว่าแถวที่อยู่ด้านบนของแถวข้อมูลซึ่งเราจะใส่ลำดับเลขจะต้องเป็นแถวที่มีข้อมูล มิเช่นนั้นแล้วจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นกับการใช้สูตร excel if ของเรา เนื่องจากสูตร excel ไม่สามารถหาผลบวกได้นั่นเอง ดังแสดงในภาพที่ 1 ครับ

ภาพที่ 1 ผลการใช้สูตร excel if เดิม IF(B3 <>"",A2+1,””)

จากภาพที่ 1 จะเห็นว่าเกิดความผิดพลาดขึ้นเนื่องจากใน Cells A5 ไม่มีค่าดังนั้นสูตร excel ที่เรากำหนดลงไปจึงไม่สามารถคำนวณค่าได้นั่นเอง วิธีการแก้ปัญหาหากว่ารายการของเรา ไม่ว่าจะเป็นบัญชีรายรับรายจ่าย รายการค่าใช้จ่าย มีความจำเป็นต้องเว้นเป็นบางบรรทัดแบบนี้เราจะใช้สูตร excel COUNT มาช่วยในการนับจำนวนแถวที่เป็นตัวเลขครับโดยรูปแบบของสูตร excel เป็นดังนี้ครับ

COUNT(value1,value2,….) โดยสูตร excel COUNT จะคืนจำนวนเซลล์ที่มีค่าเป็นตัวเลขกลับคืนมาให้

เรามาปรับการใช้สูตร excel กันใหม่ดังนี้ครับ

IF(B3<>””,COUNT($A$2:A2)+1,””)

$A$2 เป็นการกำหนดจุดเริ่มต้นในการนับจำนวนแถว

ทำการ copy สูตร excel ใน A3 ลงไปให้ครอบคลุมช่วงใช้งานในหลัก A ครับ

ผลการใช้สูตร excel if เป็นไปดังภาพที่ 2 ครับ

ภาพที่ 2 ผลการแก้ไขสูตร excel if

จากบทความทั้งสองหัวข้อ ผมตั้งใจชี้ให้เห็นว่าการเลือกใช้สูตร excel ที่เหมาะสมจะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของผู้ใช้งาน excel ลงได้ครับ ทิ้งท้ายหากเราเลือกใช้สูตร excel COUNTA ผลลัพธ์จะเป็นอย่างไรฝากท่านผู้อ่านไปทดลองดูนะครับ