สวัสดีครับท่านผู้อ่านการใช้งาน Excel ทุกท่าน ในบทความนี้จะขอนำเสนอการประยุกต์ใช้ Data Validation เพื่อป้องกันความผิดพลาดในอีกปัญหาหนึ่ง ซึ่งจากบทความที่ผ่านมา เราได้ศึกษาการป้องการบันทึกข้อมูลผิดรูปแบบมาแล้วครับ มาบทความนี้จะขอนำเสนอ กรณีที่ต้องมีการบันทึกวันเดือนปีลงใน CELL เพื่อใช้ในการอ้างอิงกิจกรรมต่างๆในแต่ละวัน เช่นบันทึกการซ่อมบำรุงเครื่องจักร บันทึกการมาทำงาน หรือการวางแผนดำเนินงานต่างๆ ซึ่งกิจกรรมต่างๆเหล่านี้อาจมีข้อจำกัด เช่น กิจกรรมเหล่านี้จะไม่ดำเนินการในวันหยุดเสาร์อาทิตย์ เป็นต้น การป้องกันไม่ให้บันทึกวันเดือนปีที่เป็นวันเสาร์อาทิตย์ จะสามารถกำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบจาก Data Validation ครับ เรามาดูตัวอย่างกันเลยครับ มาดูแนวคิดกันก่อนที่จะเขียนสูตร Excel ครับ
ก่อนอื่นตรวจสอบวันเดือนปีที่กรอกใน CELL ต้องไม่ใช่วันเสาร์อาทิตย์ โดยเราจะใช้สูตร Excel : WEEKDAY ซึ่งสูตร Excel จะคืนลำดับของวันใน 1 สัปดาห์กลับมา โดย เรียงลำดับดังนี้
1 Sunday 2 Monday ...... 7 Saturday ครับ
จากค่าที่ส่งคืนกลับ เราจะตรวจสอบ เงื่อนไขว่า ค่าวันที่คืนกลับมาต้องไม่เป็ย 1 และ 7 ซึ่งเป็นวันอาทิตย์ และ เสาร์ โดยเงื่อนไขการตรวจสอบต้องไม่ใช่ทั้ง 2 เงื่อนไข นั่นคือ ทั้งวันอาทิตย์และวันเสาร์ ดังนั้นเราจะเขียนเงื่อนไขตรวจสอบทั้ง 2 ได้โดยใช้สูตร AND มาดูสูตร Excel กันเลยครับ
สมมุติ ต้องการตรวจสอบวันเดือนปีที่ Cell B4 เราจะเขียนสูตร Excel ได้ดังนี้
AND(WEEKDAY(B4) <> 1 , WEEKDAY(B4) <> 7)
จากสูตร Excel ดังกล่าว หากวันเดือนปีที่ตรวจสอบไม่ใช่วันอาทิตย์และเสาร์ จะคืนค่า TRUE มาให้ครับ ดังแสดงในภาพที่ 1
ภาพที่ 1 ผลการทดลอง สูตร Excel สำหรับตรวจสอบความถูกต้องของวันเดือนปี
มาถึงจุดนี้ให้ท่านผู้อ่านลองแก้ไข วันเดือน ปี ใน Cell B4 และดูผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นดูครับ
ข้อควรระวัง ปีที่กรอกต้องตรวจสอบรูปแบบหรือกำหนดให้สอดคล้องกันก่อนนะครับ มิเช่นนั้นจะเกิดความผิดพลาดในการตรวจสอบได้
เอาหล่ะครับ มาถึงตอนนี้ เราจะ Copy สูตร Excel ใน D4 ไปใช้ใน Data Validation ซึ่งได้แสดงวิธีการกำหนดใน บทความ การใช้ Data Validation เพื่อป้องกันความผิดพลาดไปแล้ว ให้ท่านผู้อ่านเลือก Cell B4:B10 ก่อนเรียกหน้าต่าง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ดังแสดงในภาพที่ 2
ภาพที่ 2 การกำหนดสูตร Excel ใน Data Validation
ผลลัพธ์ของการตรวจสอบวันเดือนปีที่บันทึกไม่ถูกต้องแสดงได้ดังภาพที่ 3
ภาพที่ 3 ผลลัพธ์กรณีวันเดือนปีที่บันทึกเป็นวัน เสาร์ อาทิตย์
เอาหล่ะครับ มาถึงตรงนี้ท่านผู้อ่านคงได้เห็นประโยชน์ของการใช้ Data Validation ในอีก Application หนึ่ง ซึ่งที่ผมได้ยกตัวอย่างมาเป็นเพียงการประยุกต์ใช้เล็กๆน้อยๆ ซึ่ง Excel ยังมีความสามารถมากกว่านี้อีกมาก เชื่อว่า มาถึงตรงนี้ ผู้ใช้ Excel อยู่คงมีความมั่นใจในความถูกต้องของ Data ที่บันทึกลงไฟล์ Excel มากขึ้นนะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น