การใช้ excel : มาใช้ pivot table ช่วยเก็บข้อมูลการลาของพนักงานกัน

บทความการใช้ excel บทนี้ อยากจะนำเสนอการประยุกต์ใช้ excel มาช่วยเก็บข้อมูลการขาด การลา ของพนักงานกันครับ เหมาะสำหรับ บริษัทที่พนักงานไม่มากนัก หรือจะจำนวนมาก ตัวผมเองก็มองว่าไม่เป้นปัญหาในการเก็บข้อมูลครับ ที่สำคัญก็คือราคาไม่แพง อันดับแรกมาดูวัตถุประสงค์ของการเก็บข้อมูลการลาของพนักงานกันก่อนครับ ขอยกตัวอย่างเลยหล่ะกันครับ การเก็บข้อมูลการขาด การลา ก็เพื่อนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้วิเคราะห์สถิติของพนักงาน ก่อนอื่นเราจะแบ่งประเภทการลาของพนักงานในบริษัทก่อน ในตัวอย่างนี้จะแบ่งออกเป็น 4 ประเภทดังนี้ครับ

1. ลากิจ

2. ลาป่วย

3. ลาพักร้อน

4. ขาดงาน

เรามาออกแบบฟอร์มการเก็บข้อมูลการลาของพนักงานก่อนครับ ในแบบฟอร์มการบันทึกข้อมูล ฐานข้อมูลจะแบ่งออกเป็นฟิลด์ต่างๆดังนี้ครับ

1. วันเดือนปีที่ลา column B

2. รายชื่อพนักงาน column C

3. ประเภทการลา column D

4. เวลาในการลา ในที่นี้จะกำหนดให้เป็น 1 วันหรือ 0.5 วัน เท่านั้น column E

ฐานข้อมูลพนักงานเราจะเก็บไว้ใน worksheet ชื่อ emp ใน column B โดยกำหนดข้อมูลเป็น Dynamic Data ชื่อ empy ดังแสดงในภาพที่ 1 การกำหนดข้อมูลเป็นแบบ Dynamic Data ทำให้หากมีพนักงานเพิ่มข้อมูลพนักงานก็จะอัพเดตอัตโนมัติ 

ในขณะเดียวกันเราจะสร้างข้อมูลประเภทการลาทั้ง 4 ไว้ใน worksheet ชื่อ type 

โดยกำหนดชื่อข้อมูลเป็น typ

ในแบบฟอร์มการเก็บข้อมูลการลา เราจะกำหนดข้อมูลใน cell B3 และ C3 เป็นแบบรายการโดยกำหนดให้เท่ากับ empy และ typ ดังแสดงในภาพที่ 2

ทำการ copy รูปแบบข้อมูลใน B3 และ C3 ลงไปในแถวด้านล่างตามที่ต้องการ เท่านี้เราก็สามารถใช้งานฟอร์มบันทึกการลาได้แล้ว โดยสามารถเลือกรายชื่อพนักงาน และประเภทการลาได้ ดังแสดงในภาพ

ในการแสดงรายงานเพื่อสรุปการลาของพนักงานเราจะใช้ความสามารถของ PivotTable ช่วยในการออกแบบ Report โดย เราจะกำหนดขอบเขตของฐานข้อมูลในแบบฟอร์มการเก็บข้อมูลการลาเป็นแบบ Dynamic Data โดยกำหนดชื่อเป็น tb_data และใช้เป็นช่วงข้อมูลใน PivotTable เพื่อให้เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลในแบบฟอร์มการลาแล้ว เมื่อคลิกปุ่ม Refresh จะทำให้ PivotTable มีการอัพเดตข้อมูลแบบอัตโนมัติ

เราจะสร้าง Pivot Table สำหรับสรุปข้อมูลการลา 2 รูปแบบดังนี้

สรุปข้อมูลการลาแบ่งตามพนักงาน โดยแยกประเภทการลาและหาผลรวม

ท่านสามารถ download ไฟล์ excel เพื่อนำไปใช้งานได้ที่นี่ครับ 

ในการประยุกต์เพิ่มเติมฟิลด์ข้อมูลในการเก็บหรือสรุปรายงานจาก Pivot Table ท่านสามารถทดลองปรับดูได้ในไฟล์ดังกล่าว

การใช้ excel : สูตรการปัดเศษตัวเลขใน excel (round number in excel)

เรามักจะพบขั้นตอนการปัดเศษตัวเลขในหลายๆปัญหา ตั้งแต่จำนวนเงิน การปัดเศษตัวเลขสำหรับตั้งราคาขาย การชั่งน้ำหนักสิ่งของซึ่งจะขึ้นอยู่กับความละเอียดของเครื่องชั่งเป็นต้น ดังนั้นการใช้สูตร excel มาช่วยในการปัดเศษตัวเลขจึงมีความจำเป็นอย่างมาก เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งาน excel สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ในบทความย้อนหลังผมเคยนำเสนอเรื่องการปัดเศษในการตั้งราคาขายให้ท่านผู้อ่านไปใช้งานแล้ว หากสนใจลองย้อนกลับไปอ่านได้ครับ แต่ในบทความนี้ ผมตั้งใจจะเพิ่มมิติการนำเสนอการประยุกต์ใช้สูตร excel ในการปัดเศษตัวเลขในด้านอื่นๆเพิ่มเติม โดยจะนำตัวอย่างการปัดเศษมาอัพเดตให้ท่านผู้อ่านในบทความนี้อย่างต่อเนื่องครับ ก่อนอื่นมาดูสูตร excel ที่ใช้ในการปัดเศษกันก่อนครับ

1. Round เป็นสูตรที่ใช้ในการปัดเศษตัวเลขให้เป็นจำนวนทศนิยมที่ต้องการตามปกติ หรือเป็นจำนวนเต็มที่หารด้วย 10 เช่น 150 1500 เป็นต้น

กรณีปัดเศษทศนิยม

รูปแบบสูตร excel  : ROUND(ตัวเลขที่ต้องการปัดเศษ,จำนวนจุดทศนิยม)

เช่น Round(1.2578,2) = 1.26 

       Round(1.2548,2) = 1.25

กรณีปัดเป็นเลขจำนวนเต็มที่หารด้วยสิบลงตัว

รูปแบบสูตร excel : ROUND(ตัวเลขที่ต้องการปัดเศษ,-จำนวนหลักด้านซ้ายของจุดทศนิยม)

เช่น Round(124.78,-1) = 120 

       Round(12548,-1) = 130

       Round(124.78,-2) = 100  //ปัดเศษหลักร้อย

       Round(151.25,-2) = 200
มาดูการปัดตัวเลขให้เข้าใกล้จำนวนเต็ม สูตร Excel : Round(ตัวเลขที่ต้องการปัดเศษ,0) ตรงนี้ท่านผู้อ่านก็นำไปใช้งานได้ในกรณีต้องการปัดเป็นจำนวนเต็มเพื่อคิดคำนวณง่ายๆเป็นต้น
เช่น Round(124.78,0) = 125
       Round(124.38,0) = 124

หากเรามีตัวเลขค่าเกินกว่าหลักล้านและต้องการปัดตัวเลขในหน่วยล้าน เช้น ล้านบาท ล้านคน ในทศนิยม 2 ตำแหน่ง เราจะประยุกต์ใช้สูตร Excel ดังนี้
เช่น มีเงิน 123,545,234.25 บาท ต้องการปัดตัวเงินเป็นหลักล้านบาทและทศนิยม 2 ตำแหน่งเป็น 123.55 ล้านบาท เราจะใช้สูตร excel ดังนี้
Round(123545234.25/1e6,2) = 123.55 ล้านบาท